Team nutzt die Software nicht: Ursachen und was du dagegen tust
Dein Team arbeitet an der bezahlten Software vorbei? So findest du die Ursache, rechnest die echten Kosten und entscheidest, was du ablöst.
Das Wichtigste in Kürze
- Die teuerste Software ist die, an der dein Team vorbeiarbeitet.
- Ungenutzte Software kostet doppelt: das Abo und die Stunden, in denen jemand von Hand zusammensucht.
- Die Frage ist nicht, welches Tool fehlt, sondern woran dein Team gerade vorbeiarbeitet.
- Ein neues System muss nicht mehr können. Es muss so arbeiten, wie deine Firma arbeitet.
- Erst den Prozess klären, dann ablösen, und zwar nach Beweis, nicht nach Folien.
Dein Team hat ein CRM, aber die echten Daten stehen woanders? Dann hast du vermutlich die teuerste Software in deiner Firma: die, die keiner nutzt. Dieser Artikel ist für Inhaber und Geschäftsführer von Firmen mit Team. Du erfährst, woran du ungenutzte Software erkennst, was sie wirklich kostet und wie du entscheidest, was bleibt und was geht.
Was ich in meinem Video gesagt habe#
In meinem Video geht es um einen Satz: Die teuerste Software in deiner Firma nutzt keiner.
Bei einem Bildungsträger habe ich neun Tools durch ein eigenes System ersetzt. Heute arbeiten 178 Berater darin, dazu viele Mitarbeiter.
Vorher sah es aus wie in den meisten Firmen. Das CRM ist bezahlt. Und die echten Daten stehen trotzdem in einer Excel Liste, in WhatsApp oder im Kopf von einer Person.
Das ist kein Einzelfall. Es ist der Normalzustand.
Warum ungenutzte Software doppelt kostet#
Wenn ein Tool bezahlt, aber umgangen wird, zahlst du zwei Mal:
Das Abo. Es läuft jeden Monat, egal ob jemand das Tool öffnet. Die Stunden. Jemand sucht von Hand zusammen, was im Tool stehen sollte.
Die erste Zahl steht auf der Rechnung. Die zweite steht nirgends. Deshalb fühlt sich das Problem kleiner an, als es ist.
Dazu kommt ein Risiko: Wenn Wissen im Kopf einer Person liegt, hängt dein Ablauf an dieser Person. Fällt sie aus, fehlt der Stand.
So erkennst du, woran dein Team vorbeiarbeitet#
Du brauchst dafür keine Analyse mit Folien. Du brauchst ein Gespräch mit denen, die jeden Tag damit arbeiten.
Typische Hinweise:
Es gibt eine Excel Liste, die "aktueller" ist als das System. Wichtige Absprachen laufen über WhatsApp. Bei bestimmten Fragen heißt es: "Frag mal Person X." Neue Mitarbeiter lernen zuerst die Umwege, nicht das Tool.
Jeder dieser Punkte sagt dasselbe: Das Tool bildet nicht ab, wie dein Team arbeitet.
Schritt für Schritt: So gehst du vor#
- Frag das Team. Wo schreibst du auf, was du wirklich brauchst? Nicht nach dem Tool fragen, sondern nach dem Ort der echten Daten.
- Liste deine Tools. Schreib auf, was jedes Tool kostet und wer es wofür nutzt.
Zähl die Handarbeit. Wie viele Stunden pro Woche geht dafür drauf, Informationen zusammenzusuchen? Rechne beide Seiten. Abo plus Stunden. Erst dann siehst du, was das Tool wirklich kostet. Kläre den Ablauf. Beschreib, wie die Arbeit tatsächlich läuft. Nicht, wie sie laut Handbuch laufen sollte. Löse ab nach Beweis. Probiere den neuen Weg an einem echten Ablauf aus. Entscheide danach, nicht nach einer Präsentation.
Für Schritt vier reicht eine einfache Aufstellung:
| Posten | Woher du die Zahl bekommst |
|---|---|
| Abokosten | Rechnungen der letzten Monate |
| Handarbeit | Gespräch mit dem Team über Stunden pro Woche |
| Umwege | Excel Listen, Chats und Einzelwissen, die du gefunden hast |
Ein Beispiel aus meiner Arbeit#
Bei dem Bildungsträger waren es neun Tools. Jedes hatte seinen Zweck. Zusammen ergaben sie aber keinen Ablauf, der zur Arbeit des Teams passte.
Das neue System kann nicht zwingend mehr. Aber es arbeitet so, wie die Firma arbeitet. Das ist der ganze Unterschied.
Das Ergebnis: Das Team arbeitet im System, nicht daneben. Heute sind es 178 Berater und viele Mitarbeiter.
Typische Fehler#
Ein weiteres Tool kaufen. Das elfte Tool löst nicht, warum das Team am zehnten vorbeiarbeitet. Einen kaputten Prozess übernehmen. Mit KI wird ein kaputter Prozess nur schneller kaputt. Erst klären, dann automatisieren. Schulung als Lösung sehen. Wenn alle das Tool umgehen, liegt es selten an fehlendem Wissen. Meist passt der Ablauf nicht. Nach Folien entscheiden. Eine KI Strategie auf Folien hat noch keine Stunde gespart. Beweise es an einem echten Ablauf. Alles auf einmal ablösen. Fang mit dem Bereich an, in dem die Umwege am teuersten sind.
Wann du nichts ändern musst#
Wenn dein Team gern und vollständig mit einem Tool arbeitet, lass es. Dann ist es keine ungenutzte Software.
Anders sieht es aus, wenn du mit gemieteter Software auch ihre Grenzen mietest. Dann passt du deine Arbeit an das Tool an, statt das Tool an deine Arbeit. Genau da lohnt sich ein eigenes System.
Die Frage, die du dir stellen solltest#
Frag nicht, welches Tool dir noch fehlt. Frag, woran dein Team gerade vorbeiarbeitet.
Die Antwort zeigt dir, was du bezahlst und nicht bekommst. Und sie zeigt dir, wo du anfangen kannst.
Du machst nur noch, was keine KI kann. Alles andere macht die KI. Aber zuerst muss das System so arbeiten, wie dein Team arbeitet.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, dass mein Team an einer Software vorbeiarbeitet?
Die echten Daten stehen woanders: in einer Excel Liste, in WhatsApp oder im Kopf einer einzelnen Person. Das Tool ist bezahlt, aber es ist nicht die Quelle der Wahrheit. Frag dein Team, wo es nachschaut, wenn es etwas wirklich wissen muss.
Was kostet ungenutzte Software wirklich?
Du zahlst doppelt. Einmal das Abo für das Tool. Und einmal die Arbeitsstunden, in denen jemand Informationen von Hand zusammensucht. Die zweite Summe wird in den meisten Firmen nie gerechnet.
Soll ich ein weiteres Tool kaufen, wenn das vorhandene nicht genutzt wird?
In der Regel nein. Ein weiteres Tool löst nicht, warum das Team am ersten vorbeiarbeitet. Kläre zuerst, welcher Ablauf nicht abgebildet ist, und entscheide dann, ob du anpasst, ablöst oder ein eigenes System baust.
Wann lohnt sich ein eigenes System statt mehrerer Tools?
Wenn du mehrere Tools bezahlst, die zusammen nicht so arbeiten wie dein Team, und die Daten trotzdem außerhalb liegen. Bei einem Bildungsträger habe ich neun Tools durch ein eigenes System ersetzt. Heute arbeiten 178 Berater darin.
